حضور موثر در جلسات رسمی
حضور موثر در جلسات رسمی: شرکت در جلسات کاری مانند بسیاری از فعالیت‌های دیگر پیش‌نیازها و آدابی دارد. قطعا یکی از عوامل مهم در ارتباطات، رفتاری است که در جلسات از ما سر می‌زند. شاید در نگاه اول به خصوص برای کارمندانی که کمتر در جلسات شرکت می‌کنند، این یک مساله کم اهمیت باشد اما اگر بدانید جلسات ساده کاری چه نقش مهمی در موقعیت کاری و اجتماعی شما ایفا می‌کند متوجه می‌شوید که به این سادگی نمی‌توان از آن گذشت.
جلسات کوچک را جدی بگیرید!
جلسات کاری بر خلاف تصور عموم هر چه کوچک‌تر و با تعداد افراد کمتری برگزار شود، بیشتر می‌تواند در ارتقاء موقعیت شما موثر باشد. زیرا در این جلسات فرصت صحبت کردن شما بیشتر است و دیگران با دقت بیشتری به شما گوش می‌دهند. اگر بتوانید در جلسات کوچک توانمندی خود را نشان دهید، قطعا در جلسات با تعداد نفرات بیشتر نیز موفق خواهید بود.
جلسات از زمانی شروع می‌شوند که در مورد برگزاری آن تصمیم‌گیری می‌شود و به افراد در مورد آن اطلاع داده می‌شود. این زمان ممکن است کوتاه و یا بلند باشد. در هر صورت لازم است برای حضور در جلسات تا حد امکان آمادگی لازم را کسب کرد.
فن بیان یاد بگیرید!
اولین نکته‌ای باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید این است اگر قرار است در جلسه‌ای حضور داشته باشید، حتما برای صحبت کردن احتمالی آماده باشید حتی اگر با شما هماهنگ نشده باشد. بسیار پیش می‌آید که در جلسه‌ای به طور ناگهانی از فردی درخواست می‌شود در خصوص یک موضوع صحبت کند، اگر او از قبل آمادگی لازم را نداشته باشد و مطالب را حتی به صورت ساده آماده نکرده باشد، قطعا نمی‌تواند تاثیر خوبی روی دیگران بگذارد. در صورتی که اگر با آمادگی کامل حضور یابید و حرفی اثربخش برای گفتن داشته باشید، شک نکنید که درخشش شما قطعی خواهد بود.
همیشه برای حضور در جلسات مطلب مرتبط با موضوع جلسه داشته باشید که اگر نوبت به شما رسید و یا دیگران سکوت کردند، بتوانید از این فرصت و موقعیت ناب بهترین بهره را ببرید. تکرار میکنم این یک فرصت و موقعیت ناب است! زمانی که دیگران سکوت کرده‌اند و شما قرار است بدرخشید!
در چنین موقعیتی نگاه دیگران نسبت به شما چطور خواهد بود؟ مطمئن باشید کسانی که در جریان هستند قبلا با شما هماهنگ نشده بوده است و شما چنین نطق پرباری را انجام داده‌اید، شگفت زده خواهند شد و نگاه دیگری به شما خواهد داشت. در نگاه کسانی هم که خبر نداشته‌اند شما بدون هماهنگی قبلی چنین سخنرانی جذابی داشته‌اید، باز هم ارزش و اعتبار بالایی کسب خواهید کرد.
توجه داشته باشید اگر در جلسه‌ای از شما خواستند صحبت کنید حتما این کار را انجام دهید و با بهانه‌‌‌‌هایی مثل من نظری ندارم یا نظر من هم مثل دوستان است سعی نکنید از صحبت کردن فرار کنید. با آمادگی‌‌‌‌هایی که از قبل کسب کرده‌اید و در این کتاب توضیح خواهیم داد، سعی کنید حتما حرفی برای گفتن داشته باشید. در بسیاری از موارد نوع بیان شما می‌تواند محتوای ناقص را هم پوشش دهد! بنابراین حتما روی فن بیان خود کار کنید. بیان موثر شامل داشتن صدای رسا، هوش کلامی بالا، توانایی کنترل لحن و کنترل لهجه است. پیشنهاد میکنم سایر مقالات ما را در این خصوص مطالعه فرمایید.
برای اینکه بتوانید مطالب مؤثری ارائه دهید، لازم است اطلاعات مورد نیاز را از قبل بدانید. اطلاعاتی که شاید در نگاه اول ساده به نظر برسد اما می‌تواند اثر مهمی بر عملکرد و موقعیت شما داشته باشید.
اقدامات لازم قبل از شروع جلسه
قبل از شروع هر جلسه لازم است اطلاعاتی را در خصوص آن کسب کنید: موضوع جلسه، تعداد افراد حاضر در جلسه، اشخاص شرکت کننده، سطح علمی مخاطبان، هدف از برگزاری جلسه، زمان اختصاص یافته به جلسه، سخنرانان اصلی، میهمانان خاص و… دانستن این اطلاعات به شما بسیار کمک می‌کند تا تصویر ذهنی مناسبی از فضای جلسه داشته باشید و بتوانید با آمادگی بهتری در جلسه حاضر شوید.
یکی از این موارد که شاید به ظاهر ساده باشد، موضوع جلسه است. شاید تعجب برانگیز باشد ولی بسیاری از افراد در شرایطی در جلسات حاضر می‌شوند که نه تنها کمترین آمادگی برای حضور در جلسه ندارند بلکه موضوع جلسه را هم نمی‌‌دانند!
دانستن نام افراد مهم جلسه بسیار می‌تواند به درخشش شما کمک کند. زمانی که قرار است در جلسه صحبت کنید، با بردن نام افراد می‌توانید حس بهتری به آنها بدهید. دقت کنید تمام این نکات کوچک است که باعث ایجاد تفاوت‌های بزرگ می‌شود!
با دانستن سطح علمی مخاطبان، می‌توانید نوع ارائه خود را ساده یا علمی انتخاب کنید. مراقب باشید اگر مخاطبان شما سطح علمی پایین‌تر از مطالب شما داشته باشند، سخنان شما برایشان سنگین خواهد بود و اثربخش نخواهد بود. همچنین اگر مخاطبان سطح علمی بالاتری نسبت به مطالب شما داشته باشند، برای صحبت‌های شما ارزشی قائل نخواهند شد و باز هم به نتیجه نخواهید رسید. بنابراین لازم است همواره با رعایت اصل سادگی، مطالب را به گونه‌ای ارائه دهید که نیاز مخاطب در نظر گرفته شود.
در جلسات حتما برگه یادداشت و خودکار به همراه داشته باشید و نکات مهم را به همراه تاریخ یادداشت کنید. یادداشت برداری از نکاتی که در جلسات گفته می‌شود نه تنها در یادآوری مطالب مهم جلسه به شما کمک خواهد کرد بلکه اثر روانی بسیار مطلوبی بر سایرین خواهد داشت. شخصی که از مطالب جلسه یادداشت بر می‌دارد از نگاه دیگران فردی با مسئولیت و با حواس جمع شناخته می‌شود که برای جلسه اهمیت بسیاری قائل است.
آراستگی و پوشش مناسب خانمها و آقایان در جلسات رسمی
در روانشناسی مبحثی به نام اثر هاله‌ای وجود دارد که بر اساس آن، برداشت اولیه‌ای که از شخصی داشته باشیم، به سایر ویژگی‌های او نیز تعمیم داده می‌شود. مثلا اگر در یک جلسه فردی آراسته را ببینیم، به طور ناخودآگاه تصور می‌کنیم که او کلا شخص مرتب و منظمی است. اگر می‌خواهید در لحظه‌های اول حضورتان در یک جمع تاثیر مطلوبی روی دیگران بگذارید، بهتر است نسبت به پوشش لباس و آراستگی خود اهمیت ویژه‌ای قائل شوید. چرا که گفته می‌شود شما بین سه تا پنج ثانیه فرصت دارید تا نظر مخاطب را جلب کنید و اگر در این مدت موفق نشدید، بین سه تا چهار ساعت زمان نیاز دارید تا بتوانید توجه مثبت آنها را به دست آورید. پس این لحظه‌های طلایی را به سادگی از دست ندهید.
شما به عنوان یک فرد با خصوصیات منحصر به فرد می توانید هر پوششی را که صلاح بدانید انتخاب کنید و در اجتماع با آن پوشش حاضر شوید، ولی در جلسات تجاری و اداری بهتر است قوانین خاصی را همیشه در نظر داشته باشید.
به عنوان مثال در یک جلسه رسمی نباید با تی شرت و شلوار جین حضور داشته باشید. بهترین پوشش رسمی برای آقایان کت و شلوار در رنگهای سورمه ای، ذغالی، خاکستری و مشکی است. انواع کت آقایان به صورت تک دکمه، دو دکمه و سه دکمه است و رسمی ترین آنها کت تک دکمه است. به دلیل نوع دوختی که کت های تک دکمه دارند، بهترین گزینه برای جلسات به شمار می روند. البته اگر به هر دلیلی مجبور هستید فقط یک دست کت و شلوار داشته باشید، بهتر است کت دو دکمه استفاده کنید.
به یاد داشته باشید اگر کت دو دکمه استفاده می کنید دکمه بالایی آن را می‌توانید ببندید و دکمه پایین را هرگز نبندید. به یاد داشته باشید موقع نشستن حتما دکمه کت خود را باز کنید.
اگر کت شما سه دکمه است، دکمه بالایی را می‌توانید گاهی ببندید، دکمه وسط همیشه بسته باشد و دکمه پایینی را هرگز نبندید.
همیشه از نظافت کفش های خود مطمئن باشید و در صورت امکان یک واکس کوچک جیبی برای نظافت کفش ها همراه داشته باشید.
خانم ها نیز توجه داشته باشند که بهترین پوشش رسمی برای حضور در جلسات تجاری و اداری پوشیدن مانتو و شلوار یک دست است. معمولا همان رنگهایی که برای آقایان گفته شد در مورد بانوان هم صدق می کند. یعنی مانتو و شلوار در رنگهای سورمه ای، خاکستری و مشکی بهترین گزینه ها هستند. قهوه ای هم می تواند رنگ خوبی باشد ولی در اولویت های بعدی قرار می گیرد.
پوشیدن کفش اسپرت یا کفش با پاشنه های خیلی بلند نیز توصیه نمی شود. بهتر است کفش شما بین سه تا پنج سانتی متر پاشنه داشته باشد.
به طور کلی خانمها و آقایان در جلسات تجاری و رسمی بهتر است از زیورآلات استفاده نکنند و چیزی را که باعث جلب توجه می‌شود همراه نداشته باشند. داشتن یک حلقه یا انگشتر و یک ساعت مچی بهترین گزینه است.
آرایش بیش از حد و غلیظ و استفاده از پوشش‌های عجیب و غریب ممکن است توجه مخاطب را از کلام شما دور کند. به خصوص اگر برای اولین بار است که با افرادی جلسه دارید، بهتر است پوشیدن لباس‌های رسمی را جدی بگیرید. در جلسات بعدی شاید راحت‌تر بتوانید نشست و برخاست داشته باشید ولی جلسه اول را بسیار جدی بگیرید.
هیچ وقت به بهانه اینکه جایی بوده‌اید و فرصت تعویض لباس نداشته‌اید، با پوشش نامناسب وارد جلسه‌ای نشوید. در چنین مواقعی شاید بتوان گفت دیر رسیدن بهتر از نامرتب رسیدن است! اگر به واسطه شغلتان مجبور هستید به صورت ناگهانی در یک جلسه رسمی شرکت کنید، در اتومبیل یا محل کار خود حتما یک دست لباس مخصوص حضور در جلسات داشته باشید تا دیگر نگران پوشش خود نباشید.
بهداشت دهان و بدن را جدی بگیرید و همیشه از معطر بودن خود مطمئن باشید. امام صادق (ع) می‌فرماید: عطر زدن از سنت‌های پیامبران است.
در جلسات، حرفه ای رفتار کنید!
تقریبا در تمام دنیا همه افراد دوست دارند مورد توجه و احترام دیگران قرار بگیرند. شاید بتوان گفت یکی از معجزاتی که در ارتباطات می‌توان از آن بهره گرفت، رعایت احترام و ادب است. به خصوص شما که قرار است در جلسات بدرخشید!
مواردی که در ادامه به آنها اشاره شده است شاید در نگاه اول کاملا بدیهی یا قابل اغماض باشند، اما توجه داشته باشیم شخصیت و سرنوشت ما را همین عادت‌های به ظاهر کوچک روزانه می‌سازد. اگر بتوانیم بر عادت‌های کوچک خود کنترل و مدیریت داشته باشیم، قطعا می‌توانیم سرنوشت خود را آنگونه که می‌خواهیم بسازیم.
در هر جلسه‌ای که حضور دارید، احترام به سخنران و سایر افراد را با سکوت کردن و گوش سپردن به صحبت‌ها رعایت کنید. احترام به دیگران، احترام به شخصیت خودتان است.
یکی از مصادیق بارز رعایت ادب در جلسات این است که اگر سخنران از شخص خاصی سوال پرسید، سعی نکنید به آن شخص کمک کنید بلکه منتظر شوید تا او پاسخ دهد. در صورت نیاز به شما اعلام می‌شود. اگر شما و دیگران سعی کنند پاسخ دهند، نظم جلسه بر هم زده می‌شود و اعتبار شما را در نگاه دیگران کم می‌کند.
نکته دیگر اینکه وقتی کسی مشغول صحبت کردن است، هرگز به صورت ناگهانی تکه نیندازید و با فرد کنار دستی‌تان هم مشغول صحبت و پچ پچ نشوید! این کار نه تنها اصلا کار بامزه‌ای نیست بلکه از اخلاق به دور است و باعث برهم زدن نظم جلسه می‌شود.
برای آنکه گوینده خوبی باشید، نخست باید شنونده خوبی باشید. در جلسات به سخنان افراد کاملا گوش دهید نه اینکه در ذهن خود جملاتی را که قرار است بر زبان جاری کنید مرور کنید. با این کار توجه‌تان از مباحث جلسه دور می‌شود و نمی‌‌توانید بهره لازم را از جلسه ببرید.
مثل یک شنونده باهوش و مشتاق با تمام حواس خود در جلسات شرکت کنید چرا که “افسرده دل افسرده کند انجمنی را…”.
شما به عنوان کسی که قرار است ارتباطات موثری داشته باشد، باید سعی کنید همواره با نشاط به نظر برسید و به دیگران انرژی ببخشید؛ گاهی با کلامتان و گاهی با رفتارهای غیر کلامی. معمولا افراد تمایل دارند با افراد بانشاط و سرشار از انرژی معاشرت کنند. یکی از راه‌های تمرین سرزنده بودن این است که مدام به خودتان یادآوری کنید قرار است با نشاط باشید. بله به همین سادگی!
پیشنهاد میکنم برای اینکه بدانید در جلسات چطور دیگران را متقاعد کنید حتما دوره فشرده حرفه ای در جلسات را ببینید.
به خاطر داشته باشید که با داشتن لبخند می‌توانید اثر مثبت خود را تا هفت برابر افزایش دهید.
چند نکته مهم!
اگر به عنوان سخنران یا به عنوان شنونده در جلسه حضور دارید، از جویدن آدامس خودداری کنید. جویدن آدامس باعث می‌شود دیگران حس خوبی نسبت به شما نداشته باشند و تصور کنند شما اهمیتی برای این جلسه و شرکت کنندگان در آن قائل نیستید.
یکی از نکاتی که باید نسبت به آن مراقب باشید، چای و دیگر نوشیدنی‌ها است که باید مراقب باشید صدای اضافه ایجاد نکنید و با صدا هورت نکشید. بسیاری افراد از شنیدن چنین صداهایی آزار می‌بینند. باید توجه کنید رعایت آداب اجتماعی نه تنها در جلسات رسمی بلکه در همه وقت رعایت شود.
سعی کنید در جلسات خمیازه نکشید و اگر به صورت ناگهانی مجبور به این کار شدید، حتما دستان خود را جلوی دهانتان بگذارید. برای جلوگیری از خمیازه کشیدن، آب کافی بنوشید تا اکسیژن لازم را به بدن برسانید. دیدن چهره کسی که خمیازه می‌کشد، خستگی را تداعی می‌کند و باعث می‌شود انرژی دیگران هم کم شود.
در جلساتی که سخنران مشغول صحبت است، شایسته است از خودتان پذیرایی نکنید! ایجاد سر و صدای کارد و چنگال، باز کردن بسته کیک و بیسکویت، ریختن آب در لیوان و صداهای دیگر باعث می‌شود نظم جلسه به هم بریزد و کلام سخنران شنیده نشود. بهتر است تا فرارسیدن یک موقعیت مناسب صبر کنید.
دیدگاهتان را بنویسید