اخلاق در فن بیان

تقریبا در تمام دنیا همه افراد دوست دارند مورد توجه و احترام دیگران قرار بگیرند. شاید بتوان گفت یکی از معجزاتی که در ارتباطات می‌توان از آن بهره گرفت، رعایت احترام و ادب است. به خصوص شما که قرار است در جلسات بدرخشید!

مواردی که در ادامه به آنها اشاره شده است شاید در نگاه اول کاملا بدیهی یا قابل اغماض باشند، اما توجه داشته باشیم همان طور که دارن هاردی در کتاب ارزشمند خود “اثر مرکب” به آن اشاره کرده است، شخصیت و سرنوشت ما را همین عادت‌های به ظاهر کوچک روزانه می‌سازد. اگر بتوانیم بر عادت‌های کوچک خود کنترل و مدیریت داشته باشیم، قطعا می‌توانیم سرنوشت خود را آنگونه که می‌خواهیم بسازیم.

در هر جلسه‌ای که حضور دارید، احترام به سخنران و سایر افراد را با سکوت کردن و گوش سپردن به صحبت‌ها رعایت کنید. احترام به دیگران، احترام به شخصیت خودتان است.

یکی از مصادیق بارز رعایت ادب در جلسات این است که اگر سخنران از شخص خاصی سوال پرسید، سعی نکنید به آن شخص کمک کنید بلکه منتظر شوید تا او پاسخ دهد. در صورت نیاز به شما اعلام می‌شود. اگر شما و دیگران سعی کنند پاسخ دهند، نظم جلسه بر هم زده می‌شود و اعتبار شما را در نگاه دیگران کم می‌کند.

نکته دیگر اینکه وقتی کسی مشغول صحبت کردن است، هرگز به صورت ناگهانی تکه نیندازید و با همکار کنار دستی‌تان هم مشغول صحبت و پچ پچ نشوید! این کار نه تنها اصلا کار بامزه‌ای نیست بلکه از اخلاق هم به دور است.

برای آنکه گوینده خوبی باشید، نخست باید شنونده خوبی باشید. در جلسات به سخنان افراد کاملا گوش دهید نه اینکه در ذهن خود جملاتی را که قرار است بر زبان جاری کنید مرور کنید. با این کار توجه‌تان از مباحث جلسه دور می‌شود و ‌‌‌‌‌نمی‌‌توانید بهره لازم را از جلسه ببرید.

مثل یک شنونده باهوش و مشتاق با تمام حواس خود در جلسات شرکت کنید چرا که “افسرده دل افسرده کند انجمنی را…”.

شما به عنوان کسی که قرار است ارتباطات موثری داشته باشد، باید سعی کنید همواره با نشاط به نظر برسید و به دیگران انرژی ببخشید؛ گاهی با کلامتان و گاهی با رفتارهای غیر کلامی. معمولا افراد تمایل دارند با افراد بانشاط و سرشار از انرژی معاشرت کنند. یکی از راههای تمرین سرزنده بودن این است که مدام به خودتان یادآوری کنید قرار است با نشاط باشید. بله به همین سادگی!

بهداشت صوت

 



مهمترین چیزی که باید در بلند مدت مورد توجه قرار داد، زیبایی یا زشتی صدا نیست، بلکه معیار داشتن صدایی سالم است. صدای سالم نه تنها در جلسات و هنگام ارائه مطالب به عنوان سخنران، بلکه در همه زندگی به کار خواهد آمد. چرا که ما در طول زندگی با افراد مختلفی گفتگو می‌کنیم بنابراین لازم است به داشتن صدای سالم اهمیت دهیم.

مهمترین نکته برای حفظ سلامت صدا، اهمیت دادن به سلامت تارهای صوتی است. تارهای صوتی باید همواره رطوبت لازم را داشته باشند. شاید نخستین بخشی از بدن که در اثر کمبود آب آسیب می‌بیند، تارهای صوتی است. بنابراین روزانه هشت لیوان آب بنوشید و سعی کنید آن را جرعه جرعه بنوشید. خوب است بدانید در احادیث هم به این نکته اشاره شده است که بهتر است آب را جرعه جرعه بنوشید.

سعی کنید از خوردن و آشامیدن غذاها و نوشیدنی‌های خیلی سرد یا خیلی داغ پرهیز کنید. خوردن غذاها و نوشیدنی‌های داغ باعث سوختگی دستگاه گوارش می‌شود و مشکلات جدی را در پی خواهد داشت. آب یخ هم به دلیل اینکه باعث تولید بیشتر ماده مخاطی و بسته شدن سینوس‌‌ها می‌شود، گزینه مناسبی برای رعایت بهداشت صوت نیست.

به طور کلی باید توجه داشت ترشحات پشت حل روی سلامت صدا اثر نامطلوبی خواهد داشت و تا حد امکان باید از به وجود آمدن این مشکل پیشگیری کرد. اگر دچار سینوزیت هستید لازم است حتما درمان آن را جدی بگیرید.

مراقب باشید از خوردن غذاهایی که باعث ریفلاکس معده می‌شود پرهیز کنید و اگر دچار این مشکل هستید، حتما برای درمان آن به پزشک مراجعه کنید.

صحبت کردن در هوای آلوده و پر از گرد و غبار باعث آسیب رساندن به تارهای صوتی می‌شود.

بسیاری افراد عادت دارند برای صاف کردن صدای خود با سرفه‌ای شبیه “اِهم” این کار را انجام می‌دهند. اما توجه داشته باشید این کار یکی از دشمنان جدی سلامت صدای شما است. به جای آن بهتر است حنجره خود را با آب ششتشو دهید.

فریاد زدن یکی از مهمترین عواملی است که باعث آسیب رسیدن به تارهای صوتی می‌شود. سعی کنید تحت هیچ شرایطی فریاد نزنید. افرادی که موقع صحبت کردن به خود فشار می‌آورند یا داد می‌زنند و عصبانی می‌شوند به گرفتگی و خشونت صدا دچار می‌شوند. داد زدن باعث می‌شود که تارهای صوتی با فشار به هم برخورد کنند و این فشار باعث ایجاد خونمردگی در داخل تارهای صوتی می‌شود و به مرور زمان و با تکرار باعث می‌شود که حالت برآمدگی و گره‌ای در داخل طناب صوتی ایجاد شود و باعث عدم مماس شدن تارهای صوتی می‌شود که در نهایت به گرفتگی و خشونت صدا منجر می‌شود.

یکی از راه‌های درمان گرفتگی صدا، استراحت صوتی و مصرف مایعات فراوان است. هر وقت احساس کردید صدایتان گرفته است و یا به دلیل زیاد صحبت کردن یا فریاد زدن، در حنجره خود احساس سوزش می‌کنید، تا برطرف شدن این مشکل، مدتی از حنجره خود استفاده نکنید و سعی کنید سکوت کنید یا بسیار آرام صحبت کنید. نوشیدن آب کافی می‌تواند در بهبود مشکلات صدا بسیار موثر باشد.

برای بهتر شدن کیفیت صدا پیشنهاد می شود مقاله پرورش صدا را بخوانید. 

حذف تکیه کلام

فرض کنید در یک روز تعطیل همراه تعدادی از دوستان به خارج شهر رفته اید. زمانی که سر سفره نشسته‌اید متوجه می‌شوید یک مورچه روی سفره راه می‌رود. کمی دقت می‌کنید و می‌بینید تعداد مورچه‌‌ها چند تا هست. کمی بعدتر متوجه می‌شوید تعداد بسیار زیادی مورچه داخل سفره در حرکتند! 

زمانی که کسی تکیه کلام دارد، درست مانند این است که یک مورچه سر سفره باشد! اگر تعداد تکیه کلامها در یک گفتگو کم باشد درست مانند تعداد کم مورچه‌‌ها قطعا قابل پذیرش است. اما اگر تعداد تکیه کلام‌‌ها زیاد شود، دیگر قابل تحمل نیست و بیشتر از آنکه به پیام شخص توجه شود، به حاشیه‌‌ها و تکیه کلام‌های او توجه می‌شود.

اولین گام برای حذف تکیه کلام این است که آن را در گفتارتان شناسایی کنید. بسیاری از افراد از وجود تکیه کلام در گفتارشان آگاهی ندارند. برای شناسایی تکیه کلام‌‌ها بهتر است گاهی مکالمات عادی خود را با دوستانتان ضبط کنید و یا سعی کنید یک مطلب را ارائه دهید، خاطره تعریف کنید و صدایتان را ضبط کنید. وقتی به صدای ضبط شده خود گوش دهید، متوجه وجود تکیه کلامها خواهید شد.

چند نمونه تکیه کلام عبارتند از: مثلا، عرض کنم خدمت شما، به اصطلاح و کلا هر کلمه‌ای که بدون دلیل در گفتار استفاده می‌شود تکیه کلام محسوب می‌شود.

برخی افراد ممکن است فکر کنند تکیه کلام ندارند و فضای خالی بین کلمات را با گفتن اِ اِ اِ اِ اِ یا اومممممم پر می‌کنند. اینها هم تکیه کلام هستند.

بعد از اینکه تکیه کلام را شناسایی کردید، نوبت حذف آن از کلامتان می‌رسد. سعی کنید در مرحله اول یکی از تکیه کلام‌‌ها را انتخاب کنید تا آن را حذف کنید. هر وقت به آن کلمه رسیدید، به صورت آگاهانه سکوت کنید.

راه دیگر این است که از تنبیه دردناک استفاده کنید! بله درست است. یک کش دور دست خود ببندید. می‌توانید از کش پول استفاده کنید. هر بار از تکیه کلام استفاده کردید، با کش یک ضربه به مچ دست بزنید و یا اگر کش در دسترس ندارید، با ناخن دست خود را نیشگون بگیرید! با این کار مغز شما شرطی می‌شود و با گفتن آن کلمه به یاد درد ناشی از ضربه کش یا نیشگون می‌افتد و سعی می‌کند دیگر آن را تکرار نکند. با ادامه این کار به صورت ناخودآگاه تکیه کلام شما حذف می‌شود. پس از حذف هر تکیه کلام سراغ تکیه کلام بعدی بروید و همین روند را در پیش بگیرید.

فن بیان در سازمانها

اگر به عنوان مسئول استخدام کارمندان فعالیت دارید، حتما از جلساتی که برای مصاحبه با کارمندان و استخدام نیرو داشته اید تجربیات گرانبهایی دارید. قطعا افراد بسیاری را دیده اید که با رزومه و سوابق شغلی و تحصیلی قوی به شما مراجعه کرده اند اما در روز مصاحبه از پذیرش آنها امتناع کرده اید. به احتمال زیاد یکی از بزرگترین دلایل شما این بوده که مصاحبه آنها چنگی به دلتان نزده و با وجود سوابق ارزنده که در پرونده داشته اند اما حاضر نبوده اید آنها را استخدام کنید. در مقابل تمایل داشته اید افرادی را که سوابق چندان درخشانی نداشته اند ولی از مهارت ارتباطی قوی برخوردار بوده اند را استخدام نمایید.

اما بعد از روز مصاحبه و استخدام کارمندان، چقدر به مهارتهای ارتباطی کارمندانتان توجه داشته اید؟ قطعا شما به عنوان یک مدیر موفق می دانید رمز موفقیت شرکت شما این است که کارکنانی با توانایی های ارتباطی بالا داشته باشید. این کارکنان شما هستند که با مشتریان و اداره های دیگر در ارتباط هستند و آینه ای تمام نما از فعالیت سازمان شما هستند. هر چه کارکنان شما بهتر بتوانند با مخاطبان در ارتباط باشند، قطعا موقعیت شما و سازمانتان بهتر خواهد شد.
در جلسات هم دیده اید زمانی که قرار است کارمندتان یک گزارش ارائه دهد، شما مشتاق هستید آن را به بهترین وجه ممکن انجام دهد اما برای یادگیری این مهارت چه آموزش هایی را برای او در نظر گرفته اید؟ مدیران هوشمند می دانند باید بخشی از ساعت های کاری کارکنانشان را به آموزش مهارت های گوناگون اختصاص دهند تا نتیجه چند برابری آن را ببینند.
سازمان ها معمولا دوره هایی را برای مدیران برگزار می کنند اما کمتر سازمانی را دیده ام که به اهمیت مهارت های ارتباطی و به خصوص فن بیان کارکنانش توجه کند. برگزاری کارگاه های فن بیان ویژه کارمندان می تواند شروعی باشد برای ارتقای سطح سازمان شما.

درصد بسیاری از کارکنان امروز را نسلی تشکیل می دهند که در فضایی پرورش یافته و بزرگ شده اند که مهارت های ارتباطی و فن بیان هیچ جایگاهی در آموزش ها نداشته است و موفقیت های ارتباطی را به استعداد اشخاص نسبت می دادند. در حالی که همه این مهارت ها آموختنی است و اگر در کودکی آن را نیاموخته ایم ضرورت دارد هر چه سریع تر این کمبود را جبران کنیم تا بیش از این مشمول خسران نشویم!

اگر شخصی تا مقطع دیپلم تحصیل کرده باشد، در طول دوران مدرسه چیزی حدود صد جلد کتاب را مطالعه کرده، امتحان داده و قبول شده است. اما در کدام یک از این کتاب ها، مهارتهای ارتباطی و فن بیان گنجانده شده است؟ در کدام آموزش یاد گرفته ایم چطور اعتماد به نفس داشته باشیم؟ کجا آموخته ایم چطور بدون استرس جلوی جمع صحبت کنیم؟ کجا آداب معاشرت را آموخته ایم؟
در طول دوران تحصیل در مدرسه یاد گرفته ایم که هر کس کمتر حرف بزند نمره انضباط بهتری می گیرد! یعنی عملا به سکوت و خجولی تشویق شده ایم.
در مهمانی های خانوادگی هم معمولا بچه های ساکت و منزوی فامیل را به عنوان الگوی فرزندان خود معرفی کرده ایم و از آنها خواسته ایم ساکت و مودب باشند!
اما برای حرف زدن آنها چه موقعیتی را در نظر گرفته ایم؟ کجا از او خواسته ایم میان جمع صحبت کند؟ کجا به او یاد داده ایم چطور حرف بزند؟
جالب است که برای دریافت گواهینامه رانندگی باید ساعتها آموزش تئوری و عملی ببینیم اما برای مهمترین مهارت زندگی یعنی توانایی برقراری ارتباط با دیگران هیچ آموزشی دریافت نمی کنیم!

امروزه تقریبا در هر محله یا خیابان یک آموزشگاه زبان، آموزشگاه موسیقی، آموزشگاه کامپیوتر و بسیاری از آموزشگاههای دیگر وجود دارد. البته یادگیری همه اینها مزایای بسیاری برای ما دارد اما جای خالی آموزشگاه های مهارت های ارتباطی و فن بیان در این میان بسیار خالی است.
به نظر شما وقت آن نرسیده که برای بزرگترین مهارت مورد نیاز کارکنان خود یعنی مهارت ارتباطات و فن بیان آنها تدبیری بیاندیشید؟

ساختار کلام

فرض کنید قرار است به جایی مسافرت کنید. برای مسافرت ابتدا برای مدت سفر و محل اقامت برنامه ریزی می کنیم، سپس وسایل سفر را آماده می کنیم و با وسیله نقلیه مناسب عازم سفر می شویم. اگر این ترتیب ساده برای برنامه ریزی سفر به هر دلیلی به هم بریزد، قطعا مسافرت خوب و دلچسبی نخواهیم داشت! مثلا اگر ابتدا عازم سفر شویم و سپس بخواهیم وسایل سفر را آماده کنیم بسیار عجیب خواهد بود!

سخنرانی هم دقیقا مانند سفر کردن است که باید ترتیب کلام در آن رعایت شود. یعنی نمی شود ابتدا اصل کلام را گفت و سپس به مقدمه اشاره کرد و بعد از آن به میهمانان خوش آمد گفت و ناگهان یک مثال از مبحث اصلی را بیان کرد!

اگر می خواهید ارائه موفقی در جلسات و به طور کلی در همه گفتگوهایتان داشته باشید، لازم است کلامتان از یک ساختار مناسب و منسجم برخوردار باشد. اگر بدون در نظر گرفتن ساختار منسجم شروع به صحبت کنید، پراکنده گویی باعث سردرگمی و خستگی مخاطب شما می شود.

توجه کنید که در حین ارائه مطالب، میزان توجه مخاطب شما کم و زیاد می‌شود. باید سعی کنید با رعایت نکاتی ساده اما مهم توجه مخاطب را به سخنان خود جلب کنید.

یک سخنرانی به طور کلی به سه بخش دسته بندی می شود: شروع کلام، بدنه صحبت، پایان سخن

شروع کلام

معمولا بیشترین توجه مخاطب در لحظه آغاز کلام صورت می‌گیرد. اما توجه کنید قبل از آنکه شما صحبت کنید، مخاطب ارزیابی خود را شروع کرده است. پس با چهره‌ای مصمم و با قامتی افراشته و مقتدر شروع به صحبت کنید.

برای شروع سخنرانی راه‌های مختلفی وجود دارد که سخنرانان مطرح دنیا از آن استفاده می‌کنند. شیوه‌هایی مانند بیان یک پرسش مرتبط با بحث، ارائه یک آمار عجیب و غریب، بیان یک جمله خاص، ارائه یک داستان. با توجه به نوع جلسه و مخاطبان خود می‌توانید از هر کدام از این شیوه‌ها در آغاز کلامتان بهره ببرید.

در فرهنگ ایرانی استفاده از شعر و حدیث و آیات قرآنی نیز جایگاه خاص خود را دارد و با توجه به موقعیت جلسه می‌توانید از آنها بهره ببرید. فقط مراقب باشید در ارائه آنها دقت کافی داشته باشید و زیاده‌روی نکنید. چه از نظر زمانی و چه از نظر سطح کلماتی که استفاده می‌کنید.

زمانی که می‌خواهید شعر بخوانید نگویید الان می‌خواهم شعر بخوانم! همین که شروع به خواندن کنید کافی است. استفاده از آیات و احادیث باید به گونه‌ای باشد که بیشتر مخاطبان منظور شما را متوجه شوند و ارتباط آن را با موضوع صحبت شما درک کنند.

بدنه اصلی

متن اصلی یا بدنه سخنرانی معمولا بخش اصلی کلام است و  توجه مخاطب نیز به کمترین حد می‌رسد. با استفاده از ترفندهایی می‌توانید توجه مخاطب را به بحث جلب کنید. استفاده از تصاویر مناسب در اسلایدها، بیان مثال، گفتن داستان مرتبط، نکته طنز، پرسش از مخاطبان از جمله ترفندهایی هستند که می توانید با کمک آنها توجه مخاطب را به بحث اصلی معطوف کنید.

انتهای کلام

در انتهای کلام نیز معمولا توجه مخاطب بیشتر جلب می‌شود. بنابراین می‌توانید یک بار دیگر و به صورت بسیار کوتاه خلاصه‌ای از نتیجه بحث را ارائه کنید. می‌توانید با گفتن جلمه “و نکته آخر اینکه…” یا “در جمع‌بندی مطالب باید گفت…” مخاطب را آگاه کنید که به پایان مطالب رسیده‌اید. به خاطر داشته باشید اگر مدام از این ترفند برای جلب توجه مخاطب استفاده کنید ولی کلام خود را به پایان نبرید، اعتبار کلامتان نزد مخاطب از بین خواهد رفت و دیگر توجهی به سخنان شما نخواهد داشت.