اسلایدسازی حرفه ای

یکی از بهترین وسایل کمکی برای ارائه مطالب، استفاده از اسلاید است. این روزها در بیشتر فضاها امکان استفاده از ویدئوپروژکتور و یا حداقل یک صفحه نمایش وجود دارد. هرگز این فرصت را از دست ندهید و تا جایی که مقدور است از تصاویر در ارائه مطالب خود کمک بگیرید.


در ساخت اسلاید توجه کنید هرگز از اسلایدهای سراسر متن استفاده نکنید و قانون ۵ در ۵ را مورد توجه قرار دهید. یعنی در هر اسلاید حداکثر پنج جمله و هر جمله حداکثر ۵ کلمه داشته باشد. البته با توجه به موقعیت می توانید اندکی در آن تغییر ایجاد کنید.

از طراحی اسلایدهای شلوغ اجتناب کنید. استفاده بیش از حد از لوگو و طرح‌های حاشیه، تاثیر معکوس دارد و توجه مخاطب را از کلامتان دور می‌کند.

استفاده از تصاویر فکاهی فضای جلسه را شاد و اثربخشی را زیاد می‌کند اما در استفاده از آنها هوشیار باشید و شرایط جلسه و مخاطبان را در نظر بگیرید. گاهی استفاده از طنز تأثیر منفی دارد و باید حتما شرایط جلسه را در نظر بگیرید.

یکی از معمول ترین نرم افزارها برای اسلاید سازی پاورپوینت است. برای درج تصاویر در پاورپوینت از گزینه Insert Picture استفاده کنید. انتخاب تصاویر با کیفیت بالا اهمیت زیادی در جذاب شدن اسلاید شما دارد.

در صورت امکان در بخشی از اسلاید خود فیلمی کوتاه یا انیمیشن مرتبط بگنجانید. می توانید با استفاده از گزینه Insert Video فیلم مورد نظر خود را در اسلایدهای پاورپوینت درج کنید.

حتما به کنتراست اسلاید یعنی اختلاف رنگ پس زمینه با رنگ متن یا تصویر اصلی توجه کنید. اگر از رنگهایی با اختلاف کم استفاده کنید، متن شما خوانا نخواهد بود و مخاطب را به زحمت می اندازد.

نوع و سایز قلمی که در ساخت اسلاید استفاده می کنید باید به گونه ای باشد که به راحتی روی پرده خوانده شود. فونتهای معمول مثل یکان، یاقوت، نازنین و ترافیک اگر با سایز مناسب استفاده شوند مناسب هستند. از فونت تیتر ترجیحا برای عنوان اصلی استفاده کنید. مراقب باشید از فونتهایی که اسلاید را شلخته نشان می دهند، فانتزی هستند و یا به هر دلیلی خوانا نیستند استفاده نکنید.

مراقب غلطهای تایپی در اسلاید خود باشید. اگر در یک کتاب صد صفحه ای چند غلط تایپی وجود داشته باشد، خوانندگان معمولان آن را غلط تایپی می نامند و به سادگی از آن چشم پوشی می کنند اما وجود یک غلط تایپی در اسلایدی که قرار است بیشتر از چند کلمه در آن نباشد، تقریبا غیر قابل چشم پوشی است و توجه بسیاری از مخاطبان جزئی نگر شما را به خود جلب خواهد کرد. پس همیشه متن اسلایدها را مورد بازبینی دقیق قرار دهید.

توجه کنید تحت هیچ شرایطی از روی متن اسلاید روخوانی نکنید. اسلاید قرار است ابزاری کمکی برای ارائه بهتر مطالب شما باشند و در واقع در کنار شما قرار می گیرند. اگر قرار باشد از روی اسلاید روخوانی کنید، چه نیازی به حضور شما در جلسه است؟ کنار بایستید تا مخاطبان از روی اسلاید متن شما را بخوانند!

سعی کنید آمار و ارقام را به صورت نمودار طراحی کنید تا در ذهن مخاطب جای گیرد.

اگر مطالب اسلاید شما فارسی است، سمت راست پرده بایستید و اگر مطالب لاتین است سمت چپ باشید. یعنی جایی بایستید که جمله شروع می‌شود. با این کار چشم مخاطب خسته نمی‌شود و برای پیدا کردن ابتدای جمله سر در گم نمی‌شود.

در حین ارائه، به گونه‌ای صحبت کنید که مخاطبان شما را دنبال کنند و فقط زمانی که قرار است به اسلاید اشاره کنید با گفتن جملاتی شبیه “همانطور که در نمودار می‌بینید” توجه مخاطب را به اسلاید جلب کنید.

حتما یک نسخه کپی از مطالب ارائه شده در اسلایدهای خود به همراه داشته باشید تا در صورتی که مساله‌ای پیش آمد، ترتیب و انسجام کلامتان حفظ شود.

این مورد در یک جلسه برای خودم اتفاق افتاد و متاسفانه چون آن زمان به اهمیت همراه داشتن نسخه‌ای از مطالب به صورت کاغذی واقف نبودم، فرصت جذب مخاطب را به کلی از دست دادم. مطالب در ذهنم به هم ریخت و آنقدر ذهنم آشفته شد که نتوانستم ارائه موثری داشته باشم. در بسیاری از جلسات هم دیده‌ام که سخنران به دلیل باز نشدن فایل و یا هر مشکل فنی دیگری چطور دستپاچه شده نتوانسته ارائه موثری داشته باشد. البته اگر چنین اتفاقی یا مشابه این رخ داد، هرگز دیگران را مقصر ندانید و حرمت تریبونی که به شما داده شده است را حفظ کنید. این اخلاق حرفه‌ای می‌تواند برایتان پیامدهای بی‌شماری به همراه داشته باشد.

ضرورت یادگیری فن بیان

آیا تا به حال برای شما پیش آمده که مشغول صحبت کردن باشید ولی کلمات یادتان نیاید؟ یا در جمعی از شما خواسته می شود صحبت کنید ولی کلامتان انسجام لازم را ندارد و بعد از جلسه با خودتان خلوت می کنید که ای کاش فلان حرف را زده بودم. یا در حین صحبت کردن تپق می زنید، رشته کلام از دستتان خارج می شود، مِن و مِن می کنید و موقع صحبت کردن در میان جمع دچار تپش قلب و استرس می شوید؟

یادگرفتن فن بیان یعنی تسلط بر همه مواردی که به آن اشاره کردیم. یعنی بتوانیم حرفمان را به صورت روان و منسجم به دیگران انتقال دهیم. بله به همین سادگی. فن بیان یعنی خوب و روان صحبت کردن به طوری که مخاطب منظور ما را به راحتی دریابد.

امروزه تقریبا در هر محله یا خیابان یک آموزشگاه زبان، آموزشگاه موسیقی، آموزشگاه کامپیوتر و بسیاری از آموزشگاههای دیگر وجود دارد. البته یادگیری همه اینها مزایای بسیاری برای ما دارد اما جای خالی آموزشگاه مهارتهای ارتباطی و فن بیان در این میان بسیار خالی است.

اگر شخصی تا مقطع دیپلم تحصیل کرده باشد، در طول دوران مدرسه چیزی حدود صد تا کتاب را مطالعه کرده، امتحان داده و قبول شده. اما در کدام یک از این تعداد کتاب، مهارتهای ارتباطی و فن بیان گنجانده شده است؟ در کدام آموزش ما یاد گرفته ایم چطور اعتماد به نفس داشته باشیم؟ کجا آموخته ایم چطور بدون استرس جلوی جمع صحبت کنیم؟ اتفاقا در طول دوران تحصیل در مدرسه یاد گرفته ایم که هر کس کمتر حرف بزند نمره انضباط بهتری می گیرد! یعنی عملا به سکوت و خجولی تشویق شده ایم.

همه ما افرادی را می شناسیم که در حیطه کاری خود بسیار متخصص هستند ولی معمولا کسانی به جایگاه های بالا می رسند که بتوانند با دیگران بهتر ارتباط برقرار کنند. در مکانهای اجتماعی کسانی موفق تر هستند و بیشتر به چشم می آیند که از قدرت بیان بهتری برخوردارند و بیشتر از دیگران می توانند ارتباط برقرار کنند.

جالب است که برای دریافت گواهینامه رانندگی باید ساعتها آموزش تئوری و عملی ببینیم اما برای مهمترین مهارت زندگی یعنی توانایی برقراری ارتباط با دیگران هیچ آموزشی دریافت نمی کنیم!

بدون شک یکی از بهترین سرمایه گذاری ها آموختن مهارتهای ارتباطی و فن بیان است چرا که تا پایان عمر با ما خواهد بود. وقتی بتوانیم در میان جمع خوب صحبت کنیم، اعتماد به نفسمان بالا می رود و هر چه بیشتر این کار را انجام دهیم باعث می شود از عملکرد خود رضایت داشته باشیم و خودمان را شخص موثری و مفیدی می بینیم و این باعث می شود عزت نفسمان هم بالاتر رود.

حرف بزن تا شناخته شوی…

دانلود رایگان کتابچه فن بیان کارمندان در جلسات

کتاب الکترونیکی “فن بیان کارمندان در جلسات” منتشر شد.

برای دریافت رایگان نسخه الکترونیکی “کتاب فن بیان کارمندان در جلسات” به  فروشگاه سایت مراجعه کنید.

استفاده از واژگان مثبت

اگر به کلامی که از دهان بیرون می‌آید، به چشم انرژی نگاه کنیم که بر اساس قانون پایستگی از بین نمی‌رود و فقط از نوعی به نوعی دیگر تبدیل می‌شود، آنگاه بهتر درک می‌کنیم که هر کلامی که از دهان ما خارج می‌شود چه در جلسات و چه در مکالمات عادی، می‌تواند روی جهان پیرامون ما اثر بگذارد و در نهایت به سوی خود ما باز گردد.

واژه‌هایی که بار معنایی مثبت دارند، می‌توانند اثربخشی کلام را دو چندان کند. به عنوان مثال با شنیدن کلماتی مانند خدا، آرامش و بهشت حس خوبی به ما دست می‌دهد و در مقابل این کلمات واژه هایی مثل شیطان، استرس و جهنم، حس بدی به ما منتقل می‌کند.
فطرت انسان به گونه ای است که میل به خوبی دارد. استفاده از کلمات مثبت باعث می شود کلام در دل مخاطب بیشتر نفوذ کند و حس بهتری از همصحبتی با شما پیدا کند.

شاید فکر کنید همیشه نمی توان از این واژه های مثبت استفاده کرد و همیشه همه چیز گل و بلبل نیست! شرایط هر جوری که باشد می توان آن را با جملات و کلمات مثبت بیان کرد. به عنوان مثال اگر قرار است در مورد بحران مالی شرکت صحبت کنید، می‌توانید به جای آنکه بگویید “وضعیت مالی شرکت بحرانی است”، بگویید “باید به وضعیت مطلوب مالی برسیم”. یا اگر قرار است در مورد کم آبی صحبت کنید، می‌توانید به جای آنکه بگویید “بی آبی و خشکسالی بیداد می‌کند” بگویید “بیایید دست به دست هم دهیم تا آبادانی و سرسبزی را برای سرزمینمان به ارمغان آوریم”.
البته باید همتی کنیم و جملات و ضرب المثل هایی که به نادرست در فرهنگ ما ریشه دوانده و در بسیاری اوقات مبنای تصمیم گیری ما شده را حذف کنیم. مثلا عبارت “با یک گل بهار نمی شود” در فرهنگ ما زیاد استفاده می شود. این عبارت بار منفی زیادی دارد و این را تداعی می کند که که صبر کنید تا همه چیز به حد کمال برسد و سپس کاری را انجام دهید. شاید به گونه ای بحث کامل گرایی را بیان می کند که کاملا ناپسند است و با کمال جویی که صفتی پسندیده است بسیار متفاوت است.
مثال دیگر عبارت “آب که از سر گذشت چه یک وجب چه صد وجب”. این ضرب المثل ناامیدی را ترویج می دهد و می گوید اگر درگیر مشکلات شدید دیگر راه چاره ای نیست! آیا واقعا یک وجب با صد وجب فرقی ندارد؟ آیا نباید امید داشت که بتوان بر مشکلات پیروز شد؟
اینها نمونه ای بودند از ضرب المثلهایی که باید در فرهنگ ما ریشه کن شوند. اگر شما هم نظری دارید لطفا با ما در میان بگذارید.

حرف بزن تا شناخته شوی…

ارتباطات غیرکلامی

بر اساس تحقیقات صورت گرفته درصد بسیار زیادی از پیام از طریق زبان بدن و لحن کلام به مخاطب منتقل می شود. بنابراین لازم است در کنار استفاده از واژگان مناسب، به ارتباطات غیر کلامی هم توجه کرد. اگر شخص مطلبی را بگوید ولی حالت چهره و زبان بدن او آن را تایید نکند، قطعا کلامش اثربخش نخواهد بود و مخاطب به راحتی متوجه این تناقض خواهد شد. جالب است بدانید قبل از اینکه لب به سخن بگشایید، بدن شما صحبت می کند و حالت هایی را که به صورت ناخودآگاه به خود گرفته به جای کلامتان به مخاطب منتقل می کند. در ادامه به برخی عوامل غیرکلامی موثر در انتقال پیام اشاره می شود.

 

ارتباط چشمی

یکی از مهمترین نکات در بحث ارتباطات و اثربخشی کلام، برقراری ارتباط چشمی است. این که گفته می شود ارتباط چشمی یعنی دقیقا شخص سخنران باید به چشمان فرد مخاطب نگاه کند. اگر یک مخاطب باشد که تکلیف مشخص است و اگر تعداد مخاطبان بیشتر از یک نفر بود باید این نگاه بین آنها به صورت کاملا عادلانه تقسیم شود. حتی در جلسات بزرگتر در حد همایشهای چند صد نفره هم باید این نکته را در نظر گرفت. در همایشهای بزرگ باید سالن را به صورت فرضی به چند قسمت تقسیم کنید و هر بار به یک قسمت سالن نگاه کنید. در این صورت افرادی که در آن منطقه هستند تصور می کنند شما مستقیم به چشمان آنها نگاه کرده اید و این باعث می شود ارتباط بهتری با شما و کلامتان برقرار کنند. مراقب باشید موقع صحبت کردن به در و دیوار و سقف و کف زمین نگاه نکنید و تمام توجه تان به مخاطب باشد.

 

زبان بدن

حتما توجه کرده اید گاهی یکی از دوستانتان به نظر خسته می رسد و زمانی که از او می پرسید به نظر خسته می آیی، انکار می کند. او با زبانش می گوید خسته نیست ولی حالت چهره و زبان بدنش به شما می گوید خسته است! شما کدام را باور می کنید؟ قطعا آنچه را که می بینید می پذیرید حتی اگر با زبان انکار کند. تاکید می کنم قبل از اینکه شما صحبت کنید، زبان بدن با مخاطب صحبت می کند. حتی اگر سعی کنید کلمات انرژی بخش به کار ببرید، تا زمانی که حالت بدنتان با کلامتان هماهنگ نشده باشد و تاثیر لازم را در حالت چهره تان نداشته باشد، انرژی مورد نظرتان به مخاطب انتقال پیدا نمی کند. قبل از اینکه شما سخن بگویید، حالات چهره، نوع نشستن و برخاستن و به طور کلی زبان بدن شما سخن می گوید.

یکی از نکات مهم در خصوص زبان بدن، وضعیت قرار گرفتن شانه هاست. افتادگی شانه به هیچ عنوان نشانه فروتنی شما نیست بلکه نمایانگر عدم اعتماد به نفس کافی در شما است. به خصوص زمانی که قرار است صحبت کنید شانه ها را به طرف عقب ببرید و تا حد امکان گردن را صاف نگه دارید. اگر قرار است به صورت نشسته و پشت میز صحبت کنید، صاف روی صندلی بنشینید و گردن خود را روی میز خم نکنید. از لم دادن روی صندلی یا تکیه دادن به تریبون پرهیز کنید و حالت بی رمق نداشته باشید.

حرکت دستان نقش مهمی در زبان بدن ایفا می کند. از تکان دادن بیش از حد دستان در حین سخن گفتن پرهیز کنید. این کار علاوه بر آنکه حواس مخاطب را پرت می کند، نشان دهنده آن است که بر سخن خود تسلط کافی ندارید و دچار استرس شده اید. از قرار دادن دستان خود به زیر چانه، خاراندن گوش و به طور کلی لمس کردن صورتتان در حین صحبت کردن بپرهیزید. هنگام صحبت کردن دستان خود را جلوی دهانتان نگه ندارید. لازم است مخاطب به صورت همزمان حرکات دهان شما را ببیند و صدایتان را بشنود.

لحن کلام

اگر به یک کودک که معنی کلمات را متوجه نمی شود با چهره عصبانی و خشمگین بگوییم “دوستت دارم” کودک گریه می کند! چرا که لحن کلام ما را باور کرده نه کلمات را. حالا اگر به همین کودک با لحن مهربان بگوییم “دوستت ندارم” کودک می خندد! این یکی از بازیهای دوران کودکی من و برادر بزرگترم نسبت به خواهر کوچکترمان بود. از همین مثال ساده می توان متوجه شد تاثیر لحن گفتار در اثربخشی کلام تا چه میزان است. یعنی ممکن است حتی معنی کلام را به صورت کامل تغییر دهد. حتی اگر مخاطب متوجه کلام شما بشود، نقش لحن را در تاثیر کلام باید بسیار جدی گرفت. صحبت کردن با صدایی یکنواخت یا صدایی شبیه نالیدن باعث می شود مخاطب خیلی سریع خسته شود و دلش نخواهد به ادامه مباحث شما گوش کند. نتیجه آن می شود که یا با گوشی سرگرم می شود و یا با اینکه به شما نگاه می کند ولی در تخیلات خود سیر کند.

یکی از راههای بهبود لحن صدا، گوش دادن به ترانه های فاخر و همخوانی با آنهاست. ترانه ای را که دوست دارید بارها گوش دهید و سعی کنید با خواننده همراهی کنید. صدای خواننده را از هدفون بشنوید و سعی کنید همزمان صدای خودتان را ضبط کنید. سپس به صدای ضبط شده خود گوش دهید تا متوجه تفاوت لحنتان با خواننده بشوید. آنقدر این کار را تکرار کنید که به لحن خواننده نزدیک شوید.

یکی دیگر از تمرینها سلفژ است. اینکه بتوانید نت های ساده موسیقی را با صدایتان تقلید کنید. با یک کیبورد ساده هم می توان این تمرین را انجام داد. حتی اگر پیانو یا ابزار موسیقی ندارید می توانید از برنامه هایی که روی سایتهای مختلف اینترنت وجود دارد استفاده کنید.